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视频教程:https://v.youku.com/v_show/id_XMzk1MjM0MDAyOA==.html

祝各位老板

生意兴隆,财源滚滚,一本万利,事事如意

介绍

好货记进销存是半桶科技倾心打造,细心雕琢的精品软件,意在为小商户解决管货难、记账烦、写单慢的问题。软件除包含基本的入库、出货、打单、记账功能外,还提供自定义单据编号、自定义打印模板、多款界面主题等满足各位老板的个性化需求。本文档将会带您更深入的了解好货记进销存,您将会获得更多更好管理生意的方法和想法。

登录

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  • 每家公司有一个老板帐号和不限量个员工帐号
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快速上手

新增销售单新增收款单为例演示快速新增单据

新增销售单

场景

您刚购买了好货记,马老板向您订购10桶桶装水,每桶售价为10元,正好可以使用好货记打印销售单。

操作

  • 点击新增销售单 -> 输入客户名称(例:马老板) -> 输入货品名称(例:桶装水) -> 输入货品单位(例:桶) -> 输入数量(例:10) -> 输入单价(例:10) -> 保存并打印。

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  • 如下图将会出现打印预览界面,该界面为打印模板预设界面,默认为241打印纸三等份、横向、5行货品,(若需更改打印纸尺寸请到设置->打印设置->销售单进行模板编辑),继续点击“打印”进入谷歌浏览器打印预览界面。

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  • 下图为谷歌浏览器打印预览界面,需要留意目标打印机、纸张尺寸和边距是否设置正确,目标打印机是您将要用来打印的设备,纸张尺寸图中的“打印单”是我们在打印机首选项自定义的(24.1cm x 9.3cm),可参考打印机->用户自定义纸张进行设置,边距设置为无。

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  • 简单几步即可完成一次销售出货流程,其中最初输入的“马老板”会自动保存到客户,“桶装水”会自动保存到货品供下次开单使用。

新增收款单

场景

马老板再次向您订购桶装水,这回订了30桶,但需要收据。

操作

  • 像上回那样新增销售单,但要注意的是这回销售单的“本次收款”要设置为0。

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  • 点击保存之后我们可以看到马老板欠款300元。

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  • 接着我们去记账: 新增单据 -> 收款记账 -> 选择收支项目(收订金/欠款) -> 选择结算账户(例:现金) -> 选择马老板 -> 保存并打印。

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  • 选择马老板之后记账金额会自动填充应收的300元,点击保存并打印之后打开预设打印界面,如果有需要可以点击关闭,返回添加收款单的备注,例添加“桶装水30桶”,将会显示在收款单的说明处。

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  • 保存单据之后,我们可以发现马老板的欠款重新变为0了。

统计

老板帐号才有权限查看统计功能。

收入支出拆线图 显示所选月份每天的收入支出总体情况,直观了解所选月份收入支出趋势,掌控盈亏,部署下一个月的经营战略。

收入支出项目占比图 显示所选月份各项收入支出占总体的比率,对了解店铺资金来源走向大有裨益,对下一个月的预算分配很有参考价值。

库存预警(不足) 显示底于最低预设库存的货品,提醒您需要进货补充,默认最底库存值为0。

库存预警(冗余) 显示高于最高预设库存的货品,提醒您进快销货,以免积压。默认最高库存值为0,即不显示。

应收欠款 显示欠您款的客户或供应商,以占比图形式展示,让您对回收欠款心中有数。

应付账款 显示您欠供应商或客户的款项,以占比图形式展示。

货品销售金额排行 显示所选月份所有通过销售获得金额的货品,以金额从多到小排行。

货品采购花费排行 显示所选月份所有通过采购花费金额的货品,以金额从多到小排行。将销售金额减去采购花费即可算出所选月份的利润。

销售

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如上图所示,销售栏目可分为6个区域。

  1. 筛选区 可根据单据编号、客户名称以及单据说明加上日期范围筛选历史单据,筛选结果在区域6显示。如果搜索框为空,则显示日期范围的所有历史单据。
  2. 任务区 3个按钮,新增/取消销售单、导出历史单据列表、导出带货品明细的历史单据列表(历史单据明细说明)。
  3. 表单区 填写单据类型、客户名称和单据日期。
    • 其中客户名称可选择或键入,如果是键入,将会自动保存该客户供下次选择。
    • 单据日期可指定任意某天,如果指定日期大于当前日期,保存单据后不会马上显示在历史单据区。因每次新增或修改单据,筛选条件的日期都会重置为当月1号到当天。
  4. 货品区 填写货品并自动计算货品总价,即合计。
    • 货品可选择或键入,如果是选择,单位和货品分类都不可更改;
    • 选择货品后,单价将会自动识别客户价格等级,默认为零售价,如果手动将单价改为与客户价格等级不一致的价格,对价表将会自动新增一条记录,以保存该客户与该货品价格的对应关系,该客户下次购买该货品时自动显示该价格;
    • 如果是键入,单位和货品分类都可变更,单位可选择或键入,货品分类只能选择,若需要新建分类可到货品->分类筛选->新增/修改分类进行添加;
    • 键入的货品会自动保存到货品,供下次出货时选择用;
    • 如果货品有备注会自动添加到备注框;
    • 货品最大添加数受设置->打印设置->销售单模板->每页显示条目数限制,默认为5条。
  5. 金额区 填写折后金额、折扣率、本次收款、结算帐户和说明。折后金额 = 折扣率 x 合计。如果本次收款小于折后金额,则客户欠款,欠款会累计到客户总欠款上去。如果本次收款大于折后金额,则欠款会是负数,抵消客户总欠款。若客户总欠款为负数,即您欠客户钱。
  6. 历史单据区 显示筛选条件的所有结果,默认显示当月1号到当天的所有销售单,包括出货和退货。退货用红色单据编号表示。可修改、删除及打印历史单据,其中删除功能只有老板帐号有权限

历史单据明细说明

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如上图所示,绿色选择区域为一张单据内容,第一行是单据信息,与“历史单据列表”内容一致,第二行开始为货品信息,有多少种货品就有多少行。

采购

采购与销售类似,区别在于销售对接客户,采购对接供应商。销售会增加收入,采购会增加开销。为了以示区别,您欠供应商钱时称之为“差款”,客户欠您钱时称之为“欠款”,如果“差款”为负数,即供应商欠您钱。

记账

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记账用于记录非销售或采购产生的资金流动。如上图所示,记账可分为4个区域。

  1. 筛选区 可根据单据编号、往来单位(客户或供应商)以及单据说明加上日期范围筛选历史单据,筛选结果在区域4显示。如果搜索框为空,则显示日期范围的所有历史单据。
  2. 任务区 2个按钮,新增/取消销售单、导出历史单据列表。
  3. 表单区
    • 记账类型,分为收款、付款和转账,收款可开具收款单,付款可开具付款单,前提是必须指明往来单位,没有往来单位的单据只能用于记录资金流动,不能打印。转账是指从您的店铺的一个账户转款到您的店铺的另一个账户,店铺所有账户总额不变,不能打印。
    • 单据日期可指定任意某天,如果指定日期大于当前日期,保存单据后不会马上显示在历史单据区。因每次新增或修改单据,筛选条件的日期都会重置为当月1号到当天。
    • 收支项目可选择或键入,如果是键入将会自动新建并保存到收支项
    • 结算账户只能选择,如果需要新增结算账户可到账户进行添加。
    • 往来单位即客户或供应商,可选择或键入,如果是键入,必须先保存才能打印单据。
    • 记账金额不能为0。
    • 备注可在打印单据的说明处显示。
  4. 历史单据区 显示筛选条件的所有结果,默认显示当月1号到当天的所有收款付款转账单据。只有老板帐号才有权限删除单据

货品

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如上图所示,货品可分为4个区域。

  1. 筛选区 可根据货品分类、货品名称和型号编码进行筛选。为了节约空间简化界面,货品分类的添加修改也在该区域,详见货品分类说明
  2. 任务区 该区域包括新增货品、批量删除、批量导入货品(批量导入货品说明)、批量导出货品、批量修改货品分类等按钮,其中批量删除和批量修改货品分类需要先在区域4选择货品。
  3. 表单区
    • 货品名称,该项必填且不能重复。
    • 分类,单击选中,双击选中并关闭。
    • 货品图片,建议图片尺寸为720 x 720 px,不能超过200k。
    • 型号编码,可在区域1搜索框搜索。
    • 单位,可选择或键入,如果键入,会自动保存供下次选择,可以删除自己键入的单位,系统默认单位不能删除。
    • 属性,可在设置->货品属性添加选项。
    • 进货价,对应供应商。
    • 批发价,对应价格等级为批发价的客户。
    • 零售价,对应价格等级为零售价的客户。
    • 进货价、批发价、零售价、库存、最低库存预警、最高库存预警,最多支持两位小数
    • 最低库存预警,当库存低于最低库存预警时,该货品将会在统计->库存预警(不足)报表显示。
    • 最高库存预警,当最高库存预警不为0,且库存高于最高库存预警时,该货品将会在统计->库存预警(冗余)报表显示。
    • 条形码预留给手机版和实现扫枪输入功能时用。
  4. 货品列表区 展示所有货品,可编辑、停用、删除货品。只有老板帐号才有权限删除已发生业务的货品。当货品数目超过100条时,将以分页形式展示。

货品分类说明

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单击选中分类,双击选中分类并关闭。

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选中分类后点击“新增/修改分类”按钮,输入新分类名称,按回车键或点击“添加”按钮,将创建以刚才选中的分类为父类的新分类。也可以对刚才选中的分类进行修改、删除操作。

批量导入货品说明

点击“导入”按钮,出现如下弹窗,点“点击下载货品资料导入模板”。

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模板如下图。

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  • 所有字段都不能含有半角单引号或双引号;
  • 如果货品名称重复,将只会导入该货品名的最后一条,如果与现有货品重复,将不会导入该条货品;
  • 货品分类默认为“全部分类”,如果分类尚未创建则导入后会自动创建,并以“全部分类”为父类;
  • 如果单位尚未创建,导入后也会自动创建;
  • 进货价、批发价、零售价支持最多两位小数;
  • 属性以中文顿号“、”分隔,例:红色、32码。建议与设置->货品属性设置的顺序一致;

客户

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如上图所示,客户同样可分类4个区域

  1. 筛选区 可通过客户名称、联系人、电话、手机进行筛选,筛选结果在区域4显示。
  2. 任务区 新增客户、导入和导出,不会导入名称重复的客户。
  3. 表单区 所有字段不能含有半角单引号或双引号。客户名称必填且不能重复。
  4. 客户列表区 可修改、停用、删除客户,也可向客户收款,点击收款按钮自动跳转到记账。只有老板帐号才有权限删除已发生业务的客户

供应商

供应商与客户类似,区别在于供应商没有价格等级,统一使用进货价。供应商对应采购,客户对应销售。

对价表

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对价表用于记录客户和货品价格的对应关系,一般不需要人工填写,只要在销售单开单时手动输入的单价与客户价格等级对应的单价不一致,此处就会自动生成记录。有必要时也可手动添加,例如:马老板已多次向您大批量购买桶装水,您决定下次给他每桶优惠1元,此时可以手动添加一条马老板与桶装水价格的对应记录。

盘点

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盘点单用于盘点货品真实数量,计算盈亏,目前功能比较简陋,没有批量导入需要盘点的货品的功能。可分为4个区域。

  1. 筛选区 与销售单类似,可根据单据编号、单据说明加上日期范围筛选历史单据,筛选结果在区域4显示。
  2. 任务区 3个按钮,新增单据、导出盘点单列表、导出带货品明细的盘点单列表(与销售单类似,请参看销售单的历史单据明细说明)。
  3. 表单区 可填写说明、单据日期、货品。
  4. 历史单据区 显示符合筛选条件的历史盘点单据。可查看盘点单货品详细内容,不能编辑,如需要更改,直接新建盘点单更新货品数量即可。只有老板帐号才有权限删除单据

收支项

老板帐号才有权限查看收支项。

收支项即收入支出项目,一般不需要在此处手动添加,在记账键入即可在此处自动添加项目。系统内建项目不能删除。

帐户

老板帐号才有权限查看结算账户。

结算账户用于记录您的资金余额,每一笔资金操作(销售出货退货、采购进货退货、收款、付款、转账)都会影响对应账户余额。

设置

员工帐号只有修改主题颜色权限,其它设置老板帐号才有权限操作。

店铺信息设置

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店铺信息设置后可显示在打印页面,所有字段都不能含有半角单引号或双引号。

打印设置

包含销售单、采购单、收款单、付款单四个模板。

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  • 纸张尺寸默认为241打印纸三等分(241mm x 93mm),可以自定义尺寸,该项只在预览生效,与真实打印纸张尺寸无关,真实打印尺寸请到打印机->用户自定义纸张设置;
  • 纸张摆放仅对预览生效,与真实打印纸张摆放无关;
  • 每页显示条目数默认为5条(对销售单和采购单有效),该设置会影响到销售/采购单添加货品的最大数目;

点击“编辑”显示如下界面。

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好货记采用html代码编辑模板,经调查反馈获悉,html代码比传统拖拉式布局编辑模板更容易更高效。学计算机的同学都会了解一点html,而传统拖拉式布局对尺寸把控相当困难,不是重叠就是超出边界。因此我们放弃了使用拖拉式布局组件,采用html代码进行模板编辑。

变量说明

  • ${店铺logo} 解释成图片地址,使用时需要和img标签配合使用,例:<img src="${店铺logo}">
  • ${店铺名称} 店铺信息的店铺名称;
  • ${店铺地址} 店铺信息的店铺地址;
  • ${联系电话} 店铺信息的联系电话;
  • ${电子邮箱} 店铺信息的电子邮箱;
  • ${单据类型} 销售单解释成“出货”或“退货”,采购单解释成“进货”或“退货”,收款单解释成“收款”,付款单解释成“付款”;
  • ${单据编号} 单据编号;
  • ${单据日期} 单据日期;
  • ${打印日期} 打印当天的日期;
  • ${往来单位名称} 解释成客户名称或供应商名称;
  • ${往来单位地址} 解释成客户地址或供应商地址;
  • ${主体内容}销售单采购单有效,解释成含行号、货品名称、单位、数量、金额、备注、合计的表格;
  • ${折扣率}销售单采购单有效;
  • ${折后金额} 销售单和采购单解释成打折后的金额,收付款单解释成单据金额;
  • ${本次收付款} 销售单和采购单解释成实际收款或付款金额,收付款单解释成单据金额;
  • ${本单差欠款}销售单采购单有效,本单欠款或差款,欠款是相对客户,差款是相对供应商。本单欠款 = 本单折后金额 - 本次收款。本单差款 = 本单折后金额 - 本次付款;
  • ${往来单位总差欠款} 客户欠您钱的总数或您欠供应商钱的总数;
  • ${合计金额} 单据的合计金额;
  • ${合计大写} 合计金额人民币大写;
  • ${单据说明} 单据说明;
  • ${收支项目} 收入或支出的项目;
  • ${当前登录用户} 当前登录用户名;
  • ${自定义1} 店铺信息的自定义1;
  • ${自定义2} 店铺信息的自定义2;
  • ${自定义3} 店铺信息的自定义3;
  • ${自定义4} 店铺信息的自定义4;
  • ${自定义1内容} 店铺信息的自定义1内容;
  • ${自定义2内容} 店铺信息的自定义2内容;
  • ${自定义3内容} 店铺信息的自定义3内容;
  • ${自定义4内容} 店铺信息的自定义4内容;
  • ${自定义图片1} 店铺信息的自定义图片1,解释成图片地址,使用时需要和img标签配合使用,例:<img src="${自定义图片1}">
  • ${自定义图片2} 店铺信息的自定义图片2,解释成图片地址,使用时需要和img标签配合使用,例:<img src="${自定义图片2}">

单据编号设置

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单据编辑由自定义字符、日期和顺序号组成,顺序号最多9位。

主题颜色设置

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好货记提供10多种主题颜色任君选择,修改主题颜色只在本地保存,更换电脑需重新设置。

货品属性

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  • 设置货品属性后,可在添加或编辑货品时选择属性。最多支持4个属性。例如给货品添加一个颜色属性和尺码属性。

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  • 设置完成后可在添加或编辑货品时看到如下图的属性选择框。

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注意: 批量导入货品时如有属性,请将属性的顺序如此处设置的一致,即如上图的颜色要放在尺码前面。例如:红色、S码蓝色、XXL码等等。

功能权限

员工帐号没有的功能列表

  • 查看统计报表
  • 删除销售单
  • 删除采购单
  • 删除记账单
  • 删除已发生业务的货品
  • 删除已发生业务的客户
  • 删除已发生业务的供应商
  • 修改客户应收款
  • 修改供应商应付款
  • 删除盘点单
  • 管理收支项
  • 管理结算账户
  • 设置店铺信息
  • 设置打印模板
  • 设置单据编号
  • 设置货品属性

打印机

用户自定义纸张

以 windows 10 系统为例,其它windows系统类似。

  • 打开控制面板->所有控制面板项->设备和打印机,双击您需要用到的打印机。

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  • 选择打印机->属性

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  • 点开首选项

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  • 如上图所示,选择用户自定义纸张,输入新建名称“打印单”,输入打印纸尺寸,要注意单位是厘米,好货记默认是241打印纸,宽 24.1cm,高 9.3cm。设置完成后即可在谷歌浏览器打印预览界面选择纸张尺寸里看到“打印单”选项。